terça-feira, 22 de abril de 2014

Vamos falar de ... gestão e organização da papelada!

Mais um assunto que não se aplica apenas à vida profissional, mas também à pessoal.
 
Sempre detestei papéis apesar de eles fazerem parte do meu quotidiano desde que me lembro de ser gente!Tudo o que seja confusão, com ou sem papéis, deixa-me numa angústia alterando o meu estado de espírito e o meu humor. Fico ansiosa, aborrecida e com uma neura que nem vos conto! É a mais pura das verdades. Por isso, gosto de ter as coisas arrumadas. Primeiro porque sei o que tenho pendente - não há cá surpresas reservadas no momento de arrumar a papelada, pois ela está debaixo de olho, depois, porque a arrumação regular ajuda a controlar o que esteja por arquivar minimizando o caos iminente.
 
Considerando que limpámos e organizámos o espaço de trabalho conforme sugerido no post anterior, temos agora a missão de arquivar a papelada que entendemos de interesse. Por isso, vamos deitar mãos à obra!
 
1º Defina os assuntos de acordo com o trabalho. Assuntos para arquivar, assuntos para tratar, assuntos para delegar ou encomendas tratadas, encomendas por responder, faturas por emitir, pagamentos por receber, pagamentos por realizar, blábláblá.
 
2º Separe os documentos conforme definições anteriormente estabelecidas.
 
3º Arquive o que estiver tratado e possa ser arquivado e arrume em pastas ou em separadores próprios para o efeito. O ideal é que o que esteja por tratar esteja à vista, para não cair no esquecimento. E, em relação ao que esteja por tratar, nada de dormir sobre o assunto!, é para tratar já! Lembre-se de estabelecer um momento do dia para em uma ou duas horas ir resolvendo. Não empurre com a barriga! Os assuntos não se resolvem sozinhos! E isto aplica-se também, e muito bem, aos assuntos pessoais, não espere que lhe batam à porta a reclamar soluções que você sabe que terão de acontecer! Seja de que ordem for, fale com as instâncias que temos ao nosso alcance, exponha os assuntos, peça ajuda. A inatividade não é benéfica, muito pelo contrário!
 
4º Portanto, separámos a papelada, arquivámos a papelada, sabemos o que temos por resolver, definimos dias e horas específicas para tratar do que esteja pendente. Falta resolver o que esteja no e-mail.
 
5º É um bocadinho uma espécie de mais do mesmo. O que se aplica aos papéis físicos aplica-se também aos papéis virtuais. Primeiro, crie e divida o outlook em pastas consoante o tema do trabalho. Crie pastas por clientes, fornecedores, códigos ou nomes que lhe pareçam intuitivos e fáceis de interligar ao que precisa arquivar ou encontrar! Depois, arquive os e-mails consoante a definição criada. A vantagem da papelada virtual é que podemos guardar quase tudo (quase tudo = eliminar os e-mails das piadolas), e esse método ajudará a defender-se perante determinadas situação.
 
6º Lembre-se de que na caixa de entrada estarão apenas os assuntos por resolver, e para o efeito pode usar as bandeirolas para definir prioridades, e as cores para saber a que assunto diz respeito. Além destas opções, pode ainda abrir o e-mail e tomar anotações no assunto que ao fechar o e-mail terá disponível a opção de gravar a alteração e assim, terá sempre visível alguma informação que seja do seu interesse. Na caixa de saída deverão constar apenas os e-mails que carecem de resposta, para que possa ir relembrando o destinatário de que o assunto continua à espera da sua intervenção (do destinatário). Imprima apenas o estritamente necessário, temos a missão de ajudar a salvar o planeta!
 
7º Se se der bem com o outlook, use os lembretes, mais especificamente o calendário, para tudo o que entenda necessitar de ser relembrado em dias futuros. Assim, ao iniciar o dia de trabalho os avisos aparecem automaticamente, tornando-se desnecessário tomar notas que terão de ser consultadas. Para quem não se dê bem com estas novas tecnologias, ou que seja da velha guarda e queira tudo por escrito, tenha um único bloco de notas para que nada lhe escape. Os papelinhos espalhados estão proibidos!
 
Resumindo, para que não nos falte nada, temos os assuntos divididos, tratados ou por responder, arrumados e em espaços ao alcance do nosso olhar para não ficarem esquecidos, para os que tenhamos que tratar.
 
Verá que se sentirá mais confiante, mais determinado a ser mais profissional e mais organizado. Ainda que não tenhamos grande responsabilidade no trabalho, teremos sempre o dever de responder perante o que fizemos e fazemos. Por isso, é só deitar mãos ao trabalho!
 
 
 
 

1 comentário:


  1. oi AnaRita, estas de volta!!! Tambem andei num clima parecido ao teu. Muitas destas vezes, eu passa aqui no seu espaço porque sempre me animava um pouco... as 2 trabalhamos de casa. Mas agora vejo que também teve aí esses momentos... So nao deixe de visitar aqui este espacinho de vez em quando. Eu sempre passo por aqui para ver como andas. beijos

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