quarta-feira, 28 de maio de 2014

Água, muita água!

Depois de almoçar fico com muito sono. Tanto sono que só me apetece deitar e dormir um bocadinho. Mas não posso. É que, só a preocupação de que a qualquer momento pode ligar um cliente, é suficiente para não me permitir relaxar um bocadinho e recuperar energias. Como o café não ajudou a despertar optei por beber muita água. Enchi um jarro e coloquei-o na secretária. Ao fim de um litro já me senti-a bem mais desperta!

segunda-feira, 26 de maio de 2014

Organização das tarefas diárias

A semana passada cumpri com um horário ligeiramente diferente daquele a que estava habituada. De acordo com a média de trabalho diária que registei no passado, defini um período horário. Dentro desse período, nada de distrações! O objetivo é organizar-me profissionalmente de modo a usufruir de modo mais pleno e satisfatório o tempo livre. Ou seja, ao terminar as tarefas a que me havia proposto, e com o sentimento de dever cumprido, pude dedicar-me a outras tarefas. Ao definir este novo método, e esvaziando a cabeça de N compromissos, consigo estar mais consciente do que fiz e do que tenho pendente.
 
Definam o espaço físico, o horário e o método que mais vos agrade. Ao trabalharmos em casa, e porque facilmente caímos na rotina, é importante que nos sintamos completamente satisfeitos, sem qualquer impecilho à nossa felicidade laboral!

terça-feira, 22 de abril de 2014

Vamos falar de ... gestão e organização da papelada!

Mais um assunto que não se aplica apenas à vida profissional, mas também à pessoal.
 
Sempre detestei papéis apesar de eles fazerem parte do meu quotidiano desde que me lembro de ser gente!Tudo o que seja confusão, com ou sem papéis, deixa-me numa angústia alterando o meu estado de espírito e o meu humor. Fico ansiosa, aborrecida e com uma neura que nem vos conto! É a mais pura das verdades. Por isso, gosto de ter as coisas arrumadas. Primeiro porque sei o que tenho pendente - não há cá surpresas reservadas no momento de arrumar a papelada, pois ela está debaixo de olho, depois, porque a arrumação regular ajuda a controlar o que esteja por arquivar minimizando o caos iminente.
 
Considerando que limpámos e organizámos o espaço de trabalho conforme sugerido no post anterior, temos agora a missão de arquivar a papelada que entendemos de interesse. Por isso, vamos deitar mãos à obra!
 
1º Defina os assuntos de acordo com o trabalho. Assuntos para arquivar, assuntos para tratar, assuntos para delegar ou encomendas tratadas, encomendas por responder, faturas por emitir, pagamentos por receber, pagamentos por realizar, blábláblá.
 
2º Separe os documentos conforme definições anteriormente estabelecidas.
 
3º Arquive o que estiver tratado e possa ser arquivado e arrume em pastas ou em separadores próprios para o efeito. O ideal é que o que esteja por tratar esteja à vista, para não cair no esquecimento. E, em relação ao que esteja por tratar, nada de dormir sobre o assunto!, é para tratar já! Lembre-se de estabelecer um momento do dia para em uma ou duas horas ir resolvendo. Não empurre com a barriga! Os assuntos não se resolvem sozinhos! E isto aplica-se também, e muito bem, aos assuntos pessoais, não espere que lhe batam à porta a reclamar soluções que você sabe que terão de acontecer! Seja de que ordem for, fale com as instâncias que temos ao nosso alcance, exponha os assuntos, peça ajuda. A inatividade não é benéfica, muito pelo contrário!
 
4º Portanto, separámos a papelada, arquivámos a papelada, sabemos o que temos por resolver, definimos dias e horas específicas para tratar do que esteja pendente. Falta resolver o que esteja no e-mail.
 
5º É um bocadinho uma espécie de mais do mesmo. O que se aplica aos papéis físicos aplica-se também aos papéis virtuais. Primeiro, crie e divida o outlook em pastas consoante o tema do trabalho. Crie pastas por clientes, fornecedores, códigos ou nomes que lhe pareçam intuitivos e fáceis de interligar ao que precisa arquivar ou encontrar! Depois, arquive os e-mails consoante a definição criada. A vantagem da papelada virtual é que podemos guardar quase tudo (quase tudo = eliminar os e-mails das piadolas), e esse método ajudará a defender-se perante determinadas situação.
 
6º Lembre-se de que na caixa de entrada estarão apenas os assuntos por resolver, e para o efeito pode usar as bandeirolas para definir prioridades, e as cores para saber a que assunto diz respeito. Além destas opções, pode ainda abrir o e-mail e tomar anotações no assunto que ao fechar o e-mail terá disponível a opção de gravar a alteração e assim, terá sempre visível alguma informação que seja do seu interesse. Na caixa de saída deverão constar apenas os e-mails que carecem de resposta, para que possa ir relembrando o destinatário de que o assunto continua à espera da sua intervenção (do destinatário). Imprima apenas o estritamente necessário, temos a missão de ajudar a salvar o planeta!
 
7º Se se der bem com o outlook, use os lembretes, mais especificamente o calendário, para tudo o que entenda necessitar de ser relembrado em dias futuros. Assim, ao iniciar o dia de trabalho os avisos aparecem automaticamente, tornando-se desnecessário tomar notas que terão de ser consultadas. Para quem não se dê bem com estas novas tecnologias, ou que seja da velha guarda e queira tudo por escrito, tenha um único bloco de notas para que nada lhe escape. Os papelinhos espalhados estão proibidos!
 
Resumindo, para que não nos falte nada, temos os assuntos divididos, tratados ou por responder, arrumados e em espaços ao alcance do nosso olhar para não ficarem esquecidos, para os que tenhamos que tratar.
 
Verá que se sentirá mais confiante, mais determinado a ser mais profissional e mais organizado. Ainda que não tenhamos grande responsabilidade no trabalho, teremos sempre o dever de responder perante o que fizemos e fazemos. Por isso, é só deitar mãos ao trabalho!
 
 
 
 

quarta-feira, 9 de abril de 2014

Num timido regresso... Vamos limpar o escritório ou espaço de trabalho!

Sinto a necessidade de escrever depois de me ter confrontado com uma série de coisas que entendia importantes de resolver.
 
Necessito de objetivos, que me permitam ser , permitam a redundância, objetiva quanto ao futuro. Há quem diga que sou demasiado exigente. E sou. Porque não sei o dia de amanhã, porque quero viver tudo a que tenha direito, de preferência no curto prazo. Tal como os demais acredito na felicidade e não sendo uma felicidade plena, pois somos demasiado insatisfeitos, gosto de sentir felicidade q.b.. No meio de tanto objetivo, começei a sentir alguma falha no fluxo energético. (Muito esotérico, verdade?) E entendi que precisava de mudança. Pronto. Instalou-se o caos. Mas eu gosto deste caos que me faz valorizar N coisas e desvalorizar outras tantas.
 
Foi assim que, no passado dia 28 de março revolucionei o escritório! RECICLAGEM foi palavra de ordem. Só não deitei mais papelada para o lixo porque "nunca se sabe se necessitarei disto num espaço de 2/3 anos". No entanto, tudo o que era papelada referente a assuntos mais do que tratados, desde a vida pessoal à profissional, teve como destino a reciclagem. Livros técnicos desatualizados, reciclagem. Apontamentos relidos e refeitos, reciclagem. Contas antigas sem interesse atual, reciclagem. Etc Etc Etc. Foi desde as 15h00 às 20h00. Tudo retirado dos móveis, mexido e remexido, escolhido e com destino traçado lá fui enchendo sacos e sacos.
 
No final do dia senti um enorme alívio e percebi que esta tarefa que estava pendente há muito, foi muito positiva.
 
Por isso, recomendo que, trabalhando em casa ou fora dela, limpe o escritório.
 
1º Defina um sítio para começar. Concentre-se pois só deverá abandonar esse espaço apenas ao entender que a tarefa está terminada.
 
2º Livros, diários, registos, outro tipo de documentação cujo período obrigatório para arquivo esteja ultrapassado ou, não obedecendo a prazo mínimo de arquivo, não é consultado nos último 1/2 anos, ou que esteja desatualizado, recicle sem dó nem piedade!
 
3º Bibelots e bonecada a enfeitar, porque foi oferta do(a) melhor amigo(a), do(a) namorado(a), do(a) avô(ó), do pai, da mãe, do cão ou do gato ou qualquer outra pessoa do coração, deixe apenas exposto o mínimo e o que lhe é verdadeiramente importante quase como se de um talismã se tratasse. Tudo o resto recicle, ofereça ou pura e simplesmente guarde em sítio próprio para o efeito como por exemplo uma caixa de recuerdos!
 
4º Limpe e renove a decoração. Se tem muitas fotos expostas, deixe as essenciais. (as minhas pratelerias pareciam uma exposição das crianças da família... Sobrinhos, primos e afilhados foram guardados para momento oportuno à elaboração de um eminitente albúm de família). O mesmo para os bibelots e souvenirs (reciclados no ponto anteior).
 
5º Faça compras dentro de casa! Simples. Se calhar o jarrão que tem na sala, pode ser um elemento decorativo do escritório. Renove-o. Pinte da sua cor preferida, sendo que para o escritório vai muito bem um branco ou um verde claro, cores que transmitam calma e serenidade.
 
6º Arrumados os espaços de arquivo e os à vista, dê um novo ar à sua secretária! Este espaço quer-se desocupado e limpo de tralha. Limite-o ao computador e ao telefone, bem como a um ou outro elemento decorativo, uma foto muito especial e uma pequena jarra com flores são, para mim, elementos suficientes e essenciais. Para mim, as flores têm de ser frescas, pois detesto as de plástico, no entanto, existem lojas que oferecem flores de plástico muito reais, ainda que a um preço menos convidativo (claro que se somarmos o valor que gastamos em flores frescas ao longo do ano se calhar seria um investimento interessante).
 
7º Lave cortinados e abajours. Renove candeeiros, por simplesmente mudar de sítio ou, se financeiramente viável, mude os abajours (tenho uns trabalhinhos pendentes de que oportunamente falarei).
 
8º Tudo limpinho e lavadinho, disfrute do novo ambiente por si criado!
 
O mesmo se aplica ao espaço de trabalho que ocupa no escritório fora de casa! Nada de papéis por arrumar, isso só atrai mais confusão e problemas pendentes de resolver, o que por norma representa enormes dores de cabeça e um humor insuportável. Seguidamente falaremos de como e porquê resolver os problemas.
 
Hoje é dia de arrumar o escritório!


quarta-feira, 19 de março de 2014

Em modo parado paradinho!

O blogue anda um bocado perdido. Tal como a dona! Com o tempo a melhorar, também o estado de espírito melhora, renovando-se. Existem uma série de coisas que tenho pendentes de solucionar, espécie de pedra no sapato. Que resolvidas permitirão um melhor fluxo de energias e contribuirão para me sentir mais animada podendo transmitir esse positivismo. 

Vamos começar? 

Pois então, toca de arregaçar as mangas e iniciar as limpezas de primavera, incluindo mudanças que nos ajudarão a sentir mais a nossa casa! O mesmo se aplica ao escritório, para o caso das pessoas que trabalham fora de casa. Para quem trabalha dentro de casa, de maneira a sentir-se mais profissional, valorizando a sua situação, deve atender à importância do seu espaço de trabalho. Partilharei o antes (um pouco caótico) e o depois! 

Bom trabalho!

sexta-feira, 17 de janeiro de 2014

Coisas em que reparo #

Depois das cadeiras (ou assentos) das lojas TMN, aqui registo mais uma partilha, igualmente estranha num país desenvolvido como o nosso. Daqui se pode ver o tipo de chefias que gerem as organizações (prefiro pensar que são coisas raras, mas a realidade é triste). 

A padaria aqui da zona teve mudar de instalações, por motivos de obras no prédio, e deslocou-se para um espaço, uns quantos metros mais à frente. O curioso, é que o espaço escolhido não tem casa de banho. As colaboradoras, quando precisam satisfazer estas necessidades básicas, têm de pedir autorização para usar a casa de banho do café ao lado. 

E vocês? Têm reparado em casos estranhos? O que pensam deste tipo de abusos?